Para que un proyecto empresarial pueda hacerse realidad y comenzar a desarrollar una determinada actividad económica, además de los imprescindibles estudios previos de viabilidad y mercados posibles hay que tener en cuenta que son necesarios una serie de trámites administrativos para que la empresa sea considerada como tal, y cuente con todas las garantías  asumiendo sus obligaciones legales y tributarias.

Antes del inicio de la actividad, la empresa debe estar inscrita en la Seguridad Social. Esta inscripción y alta e implica la asignación por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social de un Código de Cuenta de Cotización, imprescindible, para realizar cualquier trámite o pago posterior, incluido el de poder contratar a los trabajadores que requerirá la actividad laboral y para abonar las cotizaciones correspondientes.

Antes de dar de alta la empresa

Aunque las medidas encaminadas a facilitar los trámites a los emprendedores hacen que cada vez sea más sencillo poner en marcha un proyecto, crear una empresa sigue siendo algo complicado. Antes de darle de alta a la tuya, primero tendrás que constituirla y recabar algunos de los documentos imprescindibles para obtener esa alta.

Aunque cada caso tiene sus peculiaridades, de manera resumida, los pasos para la creación de una empresa son:

• Determinar su forma legal: empresario individual, o colectivo (sociedad anónima limitada, cooperativa, comunidad de bienes…)
• Establecer sus estatutos y firmar la escritura de constitución ante notario (empresarios colectivos).
• Inscribir la citada escritura en el registro público correspondiente (en la mayoría de los casos en el registro mercantil) que será el más cercano al domicilio social de la nueva empresa.
• Solicitar el NIF de la empresa recién constituida, bien en la delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o vía telemática.

Documentación necesaria

Una vez hechos todos los trámites anteriores, para que tu empresa quede dada de alta  en la Seguridad Social deberás solicitarlo aportando:

1. Modelo oficial de solicitud TA 6 (ver PDF)
2. DNI u otro documento identificativo del titular ( o titulares) de la empresa o del empresario individual
3. Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria) en el que queda asignado el Número de Identificación Fiscal (NIF).
4. Documento identificativo de quien hace la solicitud.
5. Documento de constitución de la empresa (escritura) debidamente registrado.
6. Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036)

Modelo TA 6

El Modelo TA 6 es el que tendrás que presentar para solicitar el alta de tu empresa y obtener una primera cuenta de cotización.

Entre los datos más importantes que deben quedar reflejados en este formulario destacan los relativos al régimen de la Seguridad Social en el que queda encuadrada la empresa y aquellos que contribuyen a su correcta identificación:

• Nombre y apellidos o Razón Social
• Nombre comercial
• Domicilio de la empresa
• Número de identificación fiscal (NIF, CIF) y número de la Seguridad Social o de afiliación del empresario.
• Para el empresario colectivo (sociedades) son indispensables además los datos del registro donde figurará, entre otros datos, la fecha de constitución de la empresa.

También han de figurar datos específicos sobre la actividad económica que se pretende iniciar y sobre la mutua o entidad con la que la empresa ha concertado la cobertura de incidencias relacionadas con accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.

Quién debe solicitar el alta

Dar de alta a la empresa es un requisito de obligado cumplimiento antes del inicio de su actividad, independientemente del sector al que se dedique y de la forma jurídica en la que esté constituida.

La solicitud puede presentarla directamente el empresario u otra persona que le represente, siempre que disponga de un documento que acredite que está autorizado para hacerlo.

Dónde y cómo solicitar el alta

El organismo encargado de dar de alta a las empresas constituidas es la Tesorería General de la Seguridad Social y el trámite puede realizarse de dos maneras:

• De forma presencial, acudiendo con cita previa a la Administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. Es importante saber que la empresa necesita un código de cuenta de cotización en cada una de las provincias en las que ejerza su actividad, es decir, si tu empresa tiene su razón social en Madrid pero también cuenta con un centro de trabajo en Barcelona, además del alta tendrás que solicitar un segundo código de cotización a través del modelo TA 7.
• Vía telemática, con certificado digital y a través de la sede electrónica de la Seguridad Social accediendo al apartado “inscripción del empresario”.

Costes y tiempo de tramitación

El alta en sí misma no supone coste alguno pero tendrás que tener en cuenta que algunos de los trámites previos sí pueden implicar un desembolso económico más o menos importante, entre otros:

• Notario para la firma de escritura de constitución (los gastos varían notablemente de una provincia a otra pero pueden ser aproximadamente unos 300 €).
• Depósito del posible capital social (para sociedades limitadas o anónimas).
• Solicitud de razón social e inscripción en el Registro Mercantil (a partir de 50 €).

En cuanto al tiempo de tramitación, el modelo TA 6 establece que la administración de la seguridad social dispones de 45 días para resolver la solicitud y siempre podrá pedir la documentación anexa que se considere oportuna en cuyo caso este plazo puede prolongarse.

Trámites relacionados

Para completar los trámites relativos a la constitución y alta de una empresa faltarían tres gestiones también importantes:

1. Alta en el RETA. Tanto el empresario individual como los posibles administradores de una sociedad empresarial son considerados, además, trabajadores, por lo que deben estar inscritos en alguno de los regímenes de la seguridad social. En este caso, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es exigible.
2. Pago del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El empresario (o empresa) deberá solicitar (y abonar) el correspondiente IAE, según actividad, bien directamente a través de la Agencia Tributaria o bien a través de cuotas locales (ayuntamientos), en un plazo no superior al mes siguiente al inicio de la actividad.
3. Alta en el sistema RED. Salvo determinadas excepciones, las empresas, independientemente de su número de trabajadores, están obligadas a incorporarse al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) para facilitar la comunicación y la gestión de los distintos trámites administrativos con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria (por ejemplo el pago de impuestos y de cotizaciones de los trabajadores).

La Seguridad Social es un conjunto de distintos regímenes mediante los cuales el Estado garantiza a los ciudadanos comprendidos en cada uno de ellos una serie de derechos (estableciendo también ciertas obligaciones) cuya finalidad principal es la protección ante contingencias y situaciones diversas. Asistencia sanitaria, cobertura por desempleo, jubilación…

La seguridad social cuenta con:

• Un régimen general, válido para la mayoría de sectores y trabajadores, y en el que también se incluyen sistemas especiales para colectivos específicos (sistema agrario, empleados/as del hogar, industria resinera…)
• Tres regímenes especiales: trabajadores autónomos, trabajadores del mar y régimen especial de minería del carbón.

Darse de alta es un trámite sencillo pero muy importante porque supone obtener el número de la seguridad social, que identifica a la persona y confirma su inclusión en el sistema resultando, además, imprescindible para realizar cualquier gestión con la seguridad social, entre ellas darse de alta como trabajador antes de iniciar una actividad laboral o empresarial.

Quien puede/ debe solicitar el alta

Cualquier ciudadano español, independientemente de su sexo, estado civil o profesión puede solicitar su alta en la seguridad social. También pueden hacerlo los extranjeros que se encuentren o residan legalmente en España.

Es importante tener claro que es obligatorio darse de alta en la seguridad social si se ejerce cualquier tipo de actividad laboral, es decir, todos los trabajadores deben estar afiliados y quedar incluidos en alguno de los regímenes que establece el sistema público.

Si un trabajador no cuenta con número de la seguridad social, además de él, también podrán solicitarlo:

• El empresario que le vaya a contratar.
• La propia Tesorería General de la Seguridad Social, actuando de oficio, cuando ni el trabajador ni el empresario cumplan con la obligación de solicitar el alta.

Aunque no trabajes, también es recomendable darse de alta, ya que, contar con un número de la seguridad social es indispensable para obtener la tarjeta sanitaria y tener derecho a las prestaciones incluidas en la asistencia sanitaria pública en terriotorio nacional o en territorio europeo con la tarjeta sanitaria europea. En este sentido, hay que recordar que una persona que no esté afiliada solo puede acceder a la sanidad pública como beneficiario de otra que sí lo esté.

Número de la seguridad social y número de afiliación

A la hora de afiliarse a la seguridad social, hay que tener en cuenta que no el número de la seguridad social no es lo mismo que el número de afiliación.

Puedes solicitar tu alta en la seguridad social como ciudadano, sin intención de ejercer actividad laboral alguna. En este caso, obtendrás un número, único y para toda la vida, que te identifica y confirma tu pertenencia al sistema de la seguridad social permitiéndote acceder a todas las prestaciones a las que pudieras tener derecho.

Si además vas a trabajar por primera vez, deberás darte de alta como trabajador en el régimen correspondiente, es decir, deberás afiliarte al régimen que te corresponda según actividad. En ese momento, tu número de la seguridad social pasa a ser número de afiliado o de afiliación (generalmente es el mismo). Si vas a trabajar por cuenta ajena, será la empresa quien realice este trámite. Sin embargo,  si vas a darte de alta como autónomo, deberás realizar tú este trámite.

Dónde y cómo solicitar el alta en la seguridad social

El órgano encargado de tramitar el alta es la Tesorería General de la Seguridad Social y tienes a tu alcance dos opciones para poder solicitarla:

1. De manera presencial, acudiendo a alguna de las oficinas y administraciones de la TGSS, normalmente a la más cercana a tu domicilio.
2. De forma telemática, accediendo a la sede electrónica del Ministerio de Empleo y Seguridad Social en el apartado “Asignación de número de la Seguridad Social”. Solo podrás realizar el trámite a través de internet si dispones de certificado digital.

Recuerda que para realizar algunos trámites deberás solicitar cita previa con la Seguridad Social. Como siempre te recomendamos que consultes con tu oficina del a TGSS si necesitas cita previa para este trámite.

Documentación a presentar

El formulario que debes rellenar para presentar tu solicitud por cualquiera de las dos vías señaladas es el modelo TA 1, que sirve tanto para la afiliación y asignación del número, como para comunicar cualquier variación en los datos facilitados a la seguridad social. Deberás incluir tus datos personales, incluyendo un domicilio para posibles notificaciones, marcar la casilla correspondiente al motivo de tu solicitud (afiliación, variación de datos…) y no olvidar firmar el impreso.

Además según el caso tendrás que presentar también:

• Documento Nacional de Identidad.
• Tarjeta de extranjero (NIE) o pasaporte.
• En el caso de ciudadanos extranjeros que tengan la residencia por matrimonio con un español/a, habitualmente se solicita libro de familia o certificado de matrimonio.

Costes y tiempo de tramitación

Darse de alta en la seguridad social  es un trámite totalmente gratuito. Aun así, tienes que tener en cuenta que si se trata de una afiliación, previa al inicio de una actividad laboral, deberás empezar a abonar las correspondientes cuotas e impuestos derivados del régimen en el que quedes inscrito.

En cuanto al tiempo de tramitación, la Tesorería General tiene un plazo de 45 días para resolver tu solicitud aunque, generalmente, la obtención del número de la seguridad social se produce de manera inmediata.

Es importante recordar que el alta en la seguridad social y la asignación de número es siempre un paso de carácter previo a la solicitud de afiliación (para empezar a trabajar) y a la obtención de cualquier prestación, entre ellas la asistencia sanitaria pública.

Tanto si se trata del nacimiento de un hijo biológico, como en el caso de una adopción o acogida, es importante dar de alta al niño en el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) lo antes posible.

¿El motivo? Que se trata del trámite previo necesario para incluir a un bebé como beneficiario de la asistencia sanitaria pública de España. De este modo, se le asignará un pediatra que se encargará, por ejemplo, de los controles sanitarios posteriores al alumbramiento en el caso de los recién nacidos.

Es fundamental tener claro que, antes de dirigirte a tu centro de salud correspondiente para solicitar la tarjeta sanitaria para el menor, primero deberás darle de alta en el sistema general de la seguridad social.

A continuación, te contamos cómo incluir a un hijo en la Seguridad Social y las diferentes opciones posibles. ¡Sigue leyendo!

¿Cómo incluir a un bebé como beneficiario de asistencia sanitaria?

Para poder dar de alta a un bebé en la seguridad social, su nacimiento (o adopción) debe figurar en el Registro Civil correspondiente.

De manera generalizada, la inscripción del nacimiento puede y debe realizarse a partir de las 24 horas del alumbramiento y durante los siguientes 8 días naturales.

Desde el año 2015, es posible hacer este trámite desde el mismo hospital, pero solo en determinados casos (dependiendo del hospital y del registro correspondiente teniendo en cuenta la informatización y medios telemáticos de ambos).

Por otro lado, desde 2018, es posible dar de alta por Internet a los recién nacidos como beneficiarios de asistencia sanitaria y sin aportar ningún documento.

Cómo solicitar el alta para un bebé en la Seguridad Social

Incluir a un hijo en la seguridad social implica añadirlo como beneficiario en la “cartilla” de la Seguridad Social de alguno de sus progenitores.

Puede solicitarlo tanto la madre como el padre, siempre que ambos estén afiliados a la Seguridad Social. Si solo lo está uno de ellos, deberá ser este quien lo solicite y lo incluya como su beneficiario.

Existen 3 opciones para dar de alta a un recién nacido en la Seguridad Social, de manera rápida y sencilla:

1. Por internet

Sin duda, la manera más cómoda de dar de alta al recién nacido si alguno de los padres está afiliado a la seguridad social. Si eliges esta opción, deberás acceder al trámite de Alta de Beneficiarios en la sede electrónica de la Seguridad Social.

Una vez dentro de este portal, podrás acceder a tu trámite online a través de tu DNI electrónico, certificado digital o contraseña Cl@ve.

Si quieres dar de alta a un bebé menor de 3 meses, puedes hacerlo por este método sin aportar documentación alguna. Basta con especificar la fecha de nacimiento, el nombre y los apellidos y el sexo del bebé.

El CAISS se encargará de comprobar los datos facilitados con los existentes en el registro. Insistimos, todos estos trámites dependen del nivel de informatización de cada registro civil. No siempre es posible hacerlos online.

1. De forma presencial

Deberás acudir al Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) con cita previa y aportar la correspondiente documentación.

1. Por correo ordinario

También puedes dirigir tu solicitud por correo ordinario a la delegación correspondiente del Centro de Atención e Información de la Seguridad Social, enviando la documentación que te mostramos en el próximo apartado.

Documentación necesaria para el alta en el INSS

Si presentas tu solicitud de manera presencial o por correo ordinario deberás aportar la siguiente documentación:

• Libro de familia facilitado por el registro en el que figure la inscripción del nacimiento (imprescindible en el caso de matrimonio o de existencia de más hijos) o bien, certificado literal de nacimiento. Hay que recordar que si el registro está digitalizado y puede realizar el envío telemático de datos, no es necesario aportar esta documentación para el alta en la Seguridad Social de un bebé de menos de tres meses.
• DNI de quien hace la solicitud.
• Formulario P1, convenientemente cumplimentado. Se trata del modelo que sirve para solicitar la inclusión en el sistema de la seguridad social de cualquier ciudadano y tener la correspondiente asistencia sanitaria, tanto para una persona (asegurado) como para sus beneficiarios (cuando proceda).

Puedes completar este formulario por Internet, a través de la sede electrónica de la Seguridad Social o bien solicitarlo presencialmente en alguno de los Centros de Atención e Información.

El modelo P1 de la Seguridad Social consta de varios apartados válidos para las distintas opciones. En este caso, deberás rellenar tus datos personales, como asegurado solicitante y también los correspondientes a tu descendiente menor de edad.

Tasas y periodo de validez del alta en la Seguridad Social

El alta en la seguridad social del bebé no implica coste económico alguno. Una vez realizada la solicitud, el reconocimiento de los derechos del pequeño a los beneficios de la seguridad social, incluida la asistencia sanitaria, se produce de manera inmediata.

Tras la inscripción, es necesario acudir al centro de salud correspondiente para tramitar la tarjeta sanitaria del recién nacido y la asignación de pediatra. Recuerda que debes llevar:

• Original y copia del DNI
• Certificado de empadronamiento del bebé
• Copia del formulario P1 entregada en el CAISS
• Tarjeta sanitaria del progenitor en cuya cartilla se incluya al niño como beneficiario

Prestación por maternidad o paternidad

Pedir una prestación por maternidad o paternidad es un trámite distinto al de dar de alta a un bebé en la Seguridad Social (INSS).

Sin embargo, puedes aprovechar la visita al CAISS para solicitar las prestaciones por maternidad y paternidad disponibles en caso de que tengas derecho a ellas.

Igualmente, este es un trámite que se puede realizar a través de Internet y sin tener que acudir presencialmente al Centro de Atención e Información de la Seguridad Social.

El certificado de estar al corriente con la Seguridad Social es un documento importante, muy útil e incluso imprescindible en numerosas ocasiones. Solicitarlo es un trámite habitual, de carácter personal, que afecta especialmente al ámbito laboral de cualquier trabajador.

Este documento especifica a la situación económica de una persona con respecto al organismo público. No debemos confundirlo con el certificado de vida laboral, ya que, su único objetivo es aclarar si un contribuyente/ trabajador está o no al día respecto a sus obligaciones con la Seguridad Social.

Es especialmente importante a la hora de solicitar cualquier tipo de subvención y resulta fundamental para los autónomos en el caso de querer participar en cualquier proceso de concesión de contratos del sector público. Puede ser requerido, también, a la hora de solicitar una subvención, un aplazamiento de pago, una bonificación o una reducción de las cuotas a la propia Seguridad Social.

En definitiva, este certificado verifica que no existen deudas, antiguas o recientes, contraídas con la Seguridad Social. Puede que se trate de un documento favorable al interesado, que refleje que está “en paz” en el recuento de Tesorería, o puede reflejar cualquier pago que ha quedado pendiente y que necesita regularse antes de continuar con cualquier trámite o solicitud administrativa.

Quién puede pedir el certificado

Cualquier persona física que tenga asignado un número de la Seguridad Social (NAF), independientemente del régimen al que esté adscrita, puede consultar los datos con la Seguridad Social, es decir los económicos relativos a su actividad laboral que obran en poder del organismo y también puede solicitar un certificado que refleje la situación de estar al corriente de pago.

Éste es un documento oficial, expedido por la Tesorería General de la Seguridad Social, con el sello del Gobierno de España y del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y es admitido como certificado válido para múltiples gestiones con las Administraciones Públicas. En ocasiones puntuales, también puede ser requerido en relaciones entre particulares, por ejemplo, a la hora de comprar una vivienda (para descartar posibles embargos).

Cómo solicitar el certificado por Internet

Obtener el certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social es un trámite sencillo que puede realizarse de tres maneras.

Online es la vía más recomendable recomendable por la rapidez y fiabilidad. A través de Internet puedes acceder a la sede electrónica de la Seguridad Social, donde verás el epígrafe correspondiente al «Certificado de estar al corriente de las obligaciones de la Seguridad Social”.

Puedes acceder a tus datos siempre que cuentes con el certificado digital que te identifique, o bien con usuario y contraseña del sistema cl@ve permanente. Una vez que accedas, puedes solo consultar la información o bien descargarla en un archivo PDF e imprimir, cuando quieras, el certificado.

Puedes solicitar el certificado online a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social

Cómo solicitar el certificado por SMS

Si no dispones de alguna identificación digital válida, obtenerlo por SMS es la siguiente ppción recomendable. Para utilizarla, en primer lugar tendrás que facilitar a la Tesorería tu número de teléfono móvil accediendo, a través de la sede electrónica, al apartado “Comunicación de teléfono y correo electrónico”. A los pocos minutos recibirás por SMS un código que te permitirá conocer tus datos y obtener, finalmente, el certificado.

Finalmente, puedes conseguirlo de manera presencial. Solicitando cita previa en las correspondientes delegaciones de la Seguridad Social en el teléfono 901 16 65 65 o a través de la sede electrónica.

Qué datos recoge el certificado

Es un documento básico que únicamente recoge los datos identificativos de la persona que lo requiere y que especifica que no tiene ingresos pendientes por deudas con la Seguridad Social en el momento de su expedición. Si éstas existieran, quedan enumeradas y reflejadas en el certificado, indicando la cifra total que está pendiente de pago.

Por último, a pie del documento, también figura un Código Electrónico de Autenticidad (CEA) para que, en caso necesario, siempre se pueda ratificar su autenticidad a través del Servicio de Verificación de Integridad Documental.

Tiempo de tramitación, costes y validez

Obtener el certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social no implica coste alguno y el tiempo de tramitación es mínimo. En el caso de hacerlo online, con certificado digital, podrás imprimirlo en cuestión de minutos. También al solicitarlo vía SMS, el tiempo de espera es insignificante. Con cita previa, normalmente recibirás el certificado el mismo día que acudas a la misma.

En el documento siempre constará una fecha de emisión. Generalmente el certificado tiene una validez de seis meses pero en determinados casos si la fecha de “caducidad” está próxima, puede que la Administración exija uno actualizado, por ejemplo, a la hora de optar a algún concurso público a para solicitar una bonificación en las cotizaciones.