Cualquier relación laboral se basa en el establecimiento de un contrato entre una empresa (o autónomo) y un trabajador, en el que quedan reflejados los derechos y las obligaciones de ambas partes.

Para que ese contrato sea válido y cuente con todas las garantías, es necesario realizar una serie de trámites previos cuyo objetivo es identificar, en la Seguridad Social, tanto a la empresa como al trabajador y, además, dejar constancia de las características de la relación laboral que se ha establecido.

Requisitos para contratar a un trabajador

Para poder dar de alta y contratar a un trabajador son necesarios dos requisitos:

1. El empresario debe estar inscrito como tal en la Tesorería General de la Seguridad Social, es decir, la empresa debe estar dada de alta. Este trámite implica la asignación de un Código de Cuenta de Cotización, indispensable para poder realizar múltiples gestiones con la Seguridad Social, entre ellas dar de alta a sus empleados.

2. El trabajador debe estar afiliado y contar con un número de la Seguridad Social. Cualquier persona que inicie por primera vez su actividad laboral debe inscribirse previamente en la Seguridad Social. Por este acto, se le asignará un número de afiliación que es único y válido para toda la vida. Antes del alta, puede que el trabajador ya esté afiliado, pero también puede ocurrir que sea la primera vez que se incorpora al mercado laboral y que no tenga número. En este caso, para que el empresario pueda darle de alta, antes deberá inscribirse en la Seguridad Social.

El alta del trabajador, ¿quién debe solicitarla?

Si la empresa está dada de alta y el trabajador tiene su número de afiliación, el siguiente paso es sencillo. Solo habrá que dar de alta al futuro contratado. Dar de alta a un trabajador es un acto administrativo que consiste en comunicar a la Seguridad Social que una persona física, a partir de una determinada fecha, inicia su actividad laboral para una empresa, pyme o autónomo.

Es el empresario quien está obligado a comunicar el alta de sus trabajadores (al igual que las bajas o las variaciones en los datos), aunque en caso de incumplimiento por parte de la empresa, también pueden solicitarla directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social los trabajadores por cuenta ajena.

Por último, la propia Tesorería puede actuar de oficio y proceder a dar de alta a un trabajador. Puede ocurrir, por ejemplo, si una inspección de Trabajo, detecta que un empleado no está dado de alta (como debería). En este caso, la empresa puede recibir la correspondiente sanción.

Documentación necesaria

Independientemente del tipo de contrato o régimen de la Seguridad Social, cualquier solicitud de alta debe incluir una serie de datos que se agrupan en tres epígrafes:

1. Datos relativos a la empresa: nombre o razón social, código de cuenta de cotización, régimen de la Seguridad Social

2. Datos del trabajador: nombre y apellidos, DNI, domicilio, número de afiliación.

3. Datos relativos a la relación laboral que se inicia: Fecha, grupo de cotización, tipo de contrato (coeficiente en el caso de contratos de media jornada o por horas).

Existen distintos formularios que recogen estos y otros datos específicos según el régimen, de los cuatro existentes, en el que corresponda dar de alta al trabajador: Régimen General, Autónomos, Régimen Minería del Carbón o Régimen Especial del Mar.

Estos formularios son válidos tanto para solicitar el alta como la baja y también para comunicar cualquier variación en los datos aportados.

El modelo para solicitar el alta en el régimen general (el más utilizado) es el TA2/S y el correspondiente a autónomos es el TA0521 (del que existen distintas versiones para cada caso: familiares que colaboran con el titular de una explotación, socios de cooperativas, trabajadores por cuenta propia del sector agrario…).

Hay que insistir en que el alta es siempre un trámite previo al inicio de la actividad laboral. Si eres un empresario incluido en el régimen general de la Seguridad Social y piensas ampliar la plantilla con nuevos trabajadores, puedes solicitar su alta hasta 60 días naturales antes de que comiencen la actividad.

En el caso de autónomos que contraten, este plazo se reduce a 30 días naturales. Si se trata de una baja o de un cambio de datos, el periodo para comunicarla, en cualquier caso, es de 3 días.

Dar de alta a un trabajador online

Desde el año 2013, las empresas (independientemente del número de trabajadores) y los sujetos obligados a cotizar deben presentar sus solicitudes de altas, bajas y modificación de datos por Internet. Hay dos vías para hacerlo:

• A través del sistema RED. Es un sistema creado para facilitar el intercambio electrónico de datos y documentos entre la Tesorería General de la Seguridad Social y cualquier empresario o autónomo. Para acceder a él tendrás que solicitar previamente la correspondiente autorización en la TGSS.
• A través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, dándote de alta en el sistema RETA y obteniendo el correspondiente usuario y contraseña o cl@ve permanente.

En algunos casos (autónomos que no tengan la condición de empresarios sujetos al RED) también es posible entregar el impreso de solicitud de alta de manera presencial en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o administración competente siempre en la misma provincia en la que se ejerza la actividad.

Requisitos a tener en cuenta

• El alta del trabajador ha de presentarse en la provincia en la que vaya a ejercer su actividad. Hay que recordar que el empresario deberá solicitar un Código de Cuenta de Cotización por cada una de las provincias en las desarrolle su actividad.
• Hay situaciones en las que el trabajador puede estar de alta en la seguridad social aunque no esté trabajando temporalmente. Es lo que se conoce como alta asimilada. Es el caso, por ejemplo, de las personas en situación legal de desempleo (que estén inscritas y sellen periódicamente el “paro” en las Oficinas del INEM), de las que se encuentran en excedencia forzosa o de las que tienen periodos de inactividad entre trabajos de temporada.

Trámites posteriores

Una vez que el trabajador ha sido dado de alta, el empresario deberá presentar el contrato que establece la relación laboral en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE antiguo INEM) en un plazo no superior a 10 días y asumir el pago de las cotizaciones correspondientes a la Seguridad Social.

En este sentido, como empresarios, deberemos abonar mensualmente las cuotas correspondientes de la Seguridad Social que se deriven de la actividad laboral llevada a cabo por nuestro empleado. Para poder realizar los ingresos, deberemos presentar los modelos TC.1 y TC.2 a través del mencionado Sistema Red.

Los pagos mensuales podremos gestionarlos a través de cualquier entidad financiera reconocida para funcionar como Oficina Recaudadora (Bancos, Cajas, etc.)

Para que un proyecto empresarial pueda hacerse realidad y comenzar a desarrollar una determinada actividad económica, además de los imprescindibles estudios previos de viabilidad y mercados posibles hay que tener en cuenta que son necesarios una serie de trámites administrativos para que la empresa sea considerada como tal, y cuente con todas las garantías  asumiendo sus obligaciones legales y tributarias.

Antes del inicio de la actividad, la empresa debe estar inscrita en la Seguridad Social. Esta inscripción y alta e implica la asignación por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social de un Código de Cuenta de Cotización, imprescindible, para realizar cualquier trámite o pago posterior, incluido el de poder contratar a los trabajadores que requerirá la actividad laboral y para abonar las cotizaciones correspondientes.

Antes de dar de alta la empresa

Aunque las medidas encaminadas a facilitar los trámites a los emprendedores hacen que cada vez sea más sencillo poner en marcha un proyecto, crear una empresa sigue siendo algo complicado. Antes de darle de alta a la tuya, primero tendrás que constituirla y recabar algunos de los documentos imprescindibles para obtener esa alta.

Aunque cada caso tiene sus peculiaridades, de manera resumida, los pasos para la creación de una empresa son:

• Determinar su forma legal: empresario individual, o colectivo (sociedad anónima limitada, cooperativa, comunidad de bienes…)
• Establecer sus estatutos y firmar la escritura de constitución ante notario (empresarios colectivos).
• Inscribir la citada escritura en el registro público correspondiente (en la mayoría de los casos en el registro mercantil) que será el más cercano al domicilio social de la nueva empresa.
• Solicitar el NIF de la empresa recién constituida, bien en la delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o vía telemática.

Documentación necesaria

Una vez hechos todos los trámites anteriores, para que tu empresa quede dada de alta  en la Seguridad Social deberás solicitarlo aportando:

1. Modelo oficial de solicitud TA 6 (ver PDF)
2. DNI u otro documento identificativo del titular ( o titulares) de la empresa o del empresario individual
3. Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria) en el que queda asignado el Número de Identificación Fiscal (NIF).
4. Documento identificativo de quien hace la solicitud.
5. Documento de constitución de la empresa (escritura) debidamente registrado.
6. Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036)

Modelo TA 6

El Modelo TA 6 es el que tendrás que presentar para solicitar el alta de tu empresa y obtener una primera cuenta de cotización.

Entre los datos más importantes que deben quedar reflejados en este formulario destacan los relativos al régimen de la Seguridad Social en el que queda encuadrada la empresa y aquellos que contribuyen a su correcta identificación:

• Nombre y apellidos o Razón Social
• Nombre comercial
• Domicilio de la empresa
• Número de identificación fiscal (NIF, CIF) y número de la Seguridad Social o de afiliación del empresario.
• Para el empresario colectivo (sociedades) son indispensables además los datos del registro donde figurará, entre otros datos, la fecha de constitución de la empresa.

También han de figurar datos específicos sobre la actividad económica que se pretende iniciar y sobre la mutua o entidad con la que la empresa ha concertado la cobertura de incidencias relacionadas con accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.

Quién debe solicitar el alta

Dar de alta a la empresa es un requisito de obligado cumplimiento antes del inicio de su actividad, independientemente del sector al que se dedique y de la forma jurídica en la que esté constituida.

La solicitud puede presentarla directamente el empresario u otra persona que le represente, siempre que disponga de un documento que acredite que está autorizado para hacerlo.

Dónde y cómo solicitar el alta

El organismo encargado de dar de alta a las empresas constituidas es la Tesorería General de la Seguridad Social y el trámite puede realizarse de dos maneras:

• De forma presencial, acudiendo con cita previa a la Administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. Es importante saber que la empresa necesita un código de cuenta de cotización en cada una de las provincias en las que ejerza su actividad, es decir, si tu empresa tiene su razón social en Madrid pero también cuenta con un centro de trabajo en Barcelona, además del alta tendrás que solicitar un segundo código de cotización a través del modelo TA 7.
• Vía telemática, con certificado digital y a través de la sede electrónica de la Seguridad Social accediendo al apartado “inscripción del empresario”.

Costes y tiempo de tramitación

El alta en sí misma no supone coste alguno pero tendrás que tener en cuenta que algunos de los trámites previos sí pueden implicar un desembolso económico más o menos importante, entre otros:

• Notario para la firma de escritura de constitución (los gastos varían notablemente de una provincia a otra pero pueden ser aproximadamente unos 300 €).
• Depósito del posible capital social (para sociedades limitadas o anónimas).
• Solicitud de razón social e inscripción en el Registro Mercantil (a partir de 50 €).

En cuanto al tiempo de tramitación, el modelo TA 6 establece que la administración de la seguridad social dispones de 45 días para resolver la solicitud y siempre podrá pedir la documentación anexa que se considere oportuna en cuyo caso este plazo puede prolongarse.

Trámites relacionados

Para completar los trámites relativos a la constitución y alta de una empresa faltarían tres gestiones también importantes:

1. Alta en el RETA. Tanto el empresario individual como los posibles administradores de una sociedad empresarial son considerados, además, trabajadores, por lo que deben estar inscritos en alguno de los regímenes de la seguridad social. En este caso, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es exigible.
2. Pago del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El empresario (o empresa) deberá solicitar (y abonar) el correspondiente IAE, según actividad, bien directamente a través de la Agencia Tributaria o bien a través de cuotas locales (ayuntamientos), en un plazo no superior al mes siguiente al inicio de la actividad.
3. Alta en el sistema RED. Salvo determinadas excepciones, las empresas, independientemente de su número de trabajadores, están obligadas a incorporarse al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) para facilitar la comunicación y la gestión de los distintos trámites administrativos con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria (por ejemplo el pago de impuestos y de cotizaciones de los trabajadores).

La Seguridad Social es un conjunto de distintos regímenes mediante los cuales el Estado garantiza a los ciudadanos comprendidos en cada uno de ellos una serie de derechos (estableciendo también ciertas obligaciones) cuya finalidad principal es la protección ante contingencias y situaciones diversas. Asistencia sanitaria, cobertura por desempleo, jubilación…

La seguridad social cuenta con:

• Un régimen general, válido para la mayoría de sectores y trabajadores, y en el que también se incluyen sistemas especiales para colectivos específicos (sistema agrario, empleados/as del hogar, industria resinera…)
• Tres regímenes especiales: trabajadores autónomos, trabajadores del mar y régimen especial de minería del carbón.

Darse de alta es un trámite sencillo pero muy importante porque supone obtener el número de la seguridad social, que identifica a la persona y confirma su inclusión en el sistema resultando, además, imprescindible para realizar cualquier gestión con la seguridad social, entre ellas darse de alta como trabajador antes de iniciar una actividad laboral o empresarial.

Quien puede/ debe solicitar el alta

Cualquier ciudadano español, independientemente de su sexo, estado civil o profesión puede solicitar su alta en la seguridad social. También pueden hacerlo los extranjeros que se encuentren o residan legalmente en España.

Es importante tener claro que es obligatorio darse de alta en la seguridad social si se ejerce cualquier tipo de actividad laboral, es decir, todos los trabajadores deben estar afiliados y quedar incluidos en alguno de los regímenes que establece el sistema público.

Si un trabajador no cuenta con número de la seguridad social, además de él, también podrán solicitarlo:

• El empresario que le vaya a contratar.
• La propia Tesorería General de la Seguridad Social, actuando de oficio, cuando ni el trabajador ni el empresario cumplan con la obligación de solicitar el alta.

Aunque no trabajes, también es recomendable darse de alta, ya que, contar con un número de la seguridad social es indispensable para obtener la tarjeta sanitaria y tener derecho a las prestaciones incluidas en la asistencia sanitaria pública en terriotorio nacional o en territorio europeo con la tarjeta sanitaria europea. En este sentido, hay que recordar que una persona que no esté afiliada solo puede acceder a la sanidad pública como beneficiario de otra que sí lo esté.

Número de la seguridad social y número de afiliación

A la hora de afiliarse a la seguridad social, hay que tener en cuenta que no el número de la seguridad social no es lo mismo que el número de afiliación.

Puedes solicitar tu alta en la seguridad social como ciudadano, sin intención de ejercer actividad laboral alguna. En este caso, obtendrás un número, único y para toda la vida, que te identifica y confirma tu pertenencia al sistema de la seguridad social permitiéndote acceder a todas las prestaciones a las que pudieras tener derecho.

Si además vas a trabajar por primera vez, deberás darte de alta como trabajador en el régimen correspondiente, es decir, deberás afiliarte al régimen que te corresponda según actividad. En ese momento, tu número de la seguridad social pasa a ser número de afiliado o de afiliación (generalmente es el mismo). Si vas a trabajar por cuenta ajena, será la empresa quien realice este trámite. Sin embargo,  si vas a darte de alta como autónomo, deberás realizar tú este trámite.

Dónde y cómo solicitar el alta en la seguridad social

El órgano encargado de tramitar el alta es la Tesorería General de la Seguridad Social y tienes a tu alcance dos opciones para poder solicitarla:

1. De manera presencial, acudiendo a alguna de las oficinas y administraciones de la TGSS, normalmente a la más cercana a tu domicilio.
2. De forma telemática, accediendo a la sede electrónica del Ministerio de Empleo y Seguridad Social en el apartado “Asignación de número de la Seguridad Social”. Solo podrás realizar el trámite a través de internet si dispones de certificado digital.

Recuerda que para realizar algunos trámites deberás solicitar cita previa con la Seguridad Social. Como siempre te recomendamos que consultes con tu oficina del a TGSS si necesitas cita previa para este trámite.

Documentación a presentar

El formulario que debes rellenar para presentar tu solicitud por cualquiera de las dos vías señaladas es el modelo TA 1, que sirve tanto para la afiliación y asignación del número, como para comunicar cualquier variación en los datos facilitados a la seguridad social. Deberás incluir tus datos personales, incluyendo un domicilio para posibles notificaciones, marcar la casilla correspondiente al motivo de tu solicitud (afiliación, variación de datos…) y no olvidar firmar el impreso.

Además según el caso tendrás que presentar también:

• Documento Nacional de Identidad.
• Tarjeta de extranjero (NIE) o pasaporte.
• En el caso de ciudadanos extranjeros que tengan la residencia por matrimonio con un español/a, habitualmente se solicita libro de familia o certificado de matrimonio.

Costes y tiempo de tramitación

Darse de alta en la seguridad social  es un trámite totalmente gratuito. Aun así, tienes que tener en cuenta que si se trata de una afiliación, previa al inicio de una actividad laboral, deberás empezar a abonar las correspondientes cuotas e impuestos derivados del régimen en el que quedes inscrito.

En cuanto al tiempo de tramitación, la Tesorería General tiene un plazo de 45 días para resolver tu solicitud aunque, generalmente, la obtención del número de la seguridad social se produce de manera inmediata.

Es importante recordar que el alta en la seguridad social y la asignación de número es siempre un paso de carácter previo a la solicitud de afiliación (para empezar a trabajar) y a la obtención de cualquier prestación, entre ellas la asistencia sanitaria pública.