Cualquier relación laboral se basa en el establecimiento de un contrato entre una empresa (o autónomo) y un trabajador, en el que quedan reflejados los derechos y las obligaciones de ambas partes.
Para que ese contrato sea válido y cuente con todas las garantías, es necesario realizar una serie de trámites previos cuyo objetivo es identificar, en la Seguridad Social, tanto a la empresa como al trabajador y, además, dejar constancia de las características de la relación laboral que se ha establecido.
Tabla de contenidos
Requisitos para contratar a un trabajador
Para poder dar de alta y contratar a un trabajador son necesarios dos requisitos:
- El empresario debe estar inscrito como tal en la Tesorería General de la Seguridad Social, es decir, la empresa debe estar dada de alta. Este trámite implica la asignación de un Código de Cuenta de Cotización, indispensable para poder realizar múltiples gestiones con la Seguridad Social, entre ellas dar de alta a sus empleados.
- El trabajador debe estar afiliado y contar con un número de la Seguridad Social. Cualquier persona que inicie por primera vez su actividad laboral debe inscribirse previamente en la Seguridad Social. Por este acto, se le asignará un número de afiliación que es único y válido para toda la vida. Antes del alta, puede que el trabajador ya esté afiliado, pero también puede ocurrir que sea la primera vez que se incorpora al mercado laboral y que no tenga número. En este caso, para que el empresario pueda darle de alta, antes deberá inscribirse en la Seguridad Social.
El alta del trabajador, ¿quién debe solicitarla?
Si la empresa está dada de alta y el trabajador tiene su número de afiliación, el siguiente paso es sencillo. Solo habrá que dar de alta al futuro contratado. Dar de alta a un trabajador es un acto administrativo que consiste en comunicar a la Seguridad Social que una persona física, a partir de una determinada fecha, inicia su actividad laboral para una empresa, pyme o autónomo.
Es el empresario quien está obligado a comunicar el alta de sus trabajadores (al igual que las bajas o las variaciones en los datos), aunque en caso de incumplimiento por parte de la empresa, también pueden solicitarla directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social los trabajadores por cuenta ajena.
Por último, la propia Tesorería puede actuar de oficio y proceder a dar de alta a un trabajador. Puede ocurrir, por ejemplo, si una inspección de Trabajo, detecta que un empleado no está dado de alta (como debería). En este caso, la empresa puede recibir la correspondiente sanción.
Documentación necesaria
Independientemente del tipo de contrato o régimen de la Seguridad Social, cualquier solicitud de alta debe incluir una serie de datos que se agrupan en tres epígrafes:
- Datos relativos a la empresa: nombre o razón social, código de cuenta de cotización, régimen de la Seguridad Social
- Datos del trabajador: nombre y apellidos, DNI, domicilio, número de afiliación.
- Datos relativos a la relación laboral que se inicia: Fecha, grupo de cotización, tipo de contrato (coeficiente en el caso de contratos de media jornada o por horas).
Existen distintos formularios que recogen estos y otros datos específicos según el régimen, de los cuatro existentes, en el que corresponda dar de alta al trabajador: Régimen General, Autónomos, Régimen Minería del Carbón o Régimen Especial del Mar.
Estos formularios son válidos tanto para solicitar el alta como la baja y también para comunicar cualquier variación en los datos aportados.
El modelo para solicitar el alta en el régimen general (el más utilizado) es el TA2/S y el correspondiente a autónomos es el TA0521 (del que existen distintas versiones para cada caso: familiares que colaboran con el titular de una explotación, socios de cooperativas, trabajadores por cuenta propia del sector agrario…).
Hay que insistir en que el alta es siempre un trámite previo al inicio de la actividad laboral. Si eres un empresario incluido en el régimen general de la Seguridad Social y piensas ampliar la plantilla con nuevos trabajadores, puedes solicitar su alta hasta 60 días naturales antes de que comiencen la actividad.
En el caso de autónomos que contraten, este plazo se reduce a 30 días naturales. Si se trata de una baja o de un cambio de datos, el periodo para comunicarla, en cualquier caso, es de 3 días.
Dar de alta a un trabajador online
Desde el año 2013, las empresas (independientemente del número de trabajadores) y los sujetos obligados a cotizar deben presentar sus solicitudes de altas, bajas y modificación de datos por Internet. Hay dos vías para hacerlo:
- A través del sistema RED. Es un sistema creado para facilitar el intercambio electrónico de datos y documentos entre la Tesorería General de la Seguridad Social y cualquier empresario o autónomo. Para acceder a él tendrás que solicitar previamente la correspondiente autorización en la TGSS.
- A través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, dándote de alta en el sistema RETA y obteniendo el correspondiente usuario y contraseña o cl@ve permanente.
En algunos casos (autónomos que no tengan la condición de empresarios sujetos al RED) también es posible entregar el impreso de solicitud de alta de manera presencial en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o administración competente siempre en la misma provincia en la que se ejerza la actividad.
Requisitos a tener en cuenta
- El alta del trabajador ha de presentarse en la provincia en la que vaya a ejercer su actividad. Hay que recordar que el empresario deberá solicitar un Código de Cuenta de Cotización por cada una de las provincias en las desarrolle su actividad.
- Hay situaciones en las que el trabajador puede estar de alta en la seguridad social aunque no esté trabajando temporalmente. Es lo que se conoce como alta asimilada. Es el caso, por ejemplo, de las personas en situación legal de desempleo (que estén inscritas y sellen periódicamente el “paro” en las Oficinas del INEM), de las que se encuentran en excedencia forzosa o de las que tienen periodos de inactividad entre trabajos de temporada.
Trámites posteriores
Una vez que el trabajador ha sido dado de alta, el empresario deberá presentar el contrato que establece la relación laboral en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE antiguo INEM) en un plazo no superior a 10 días y asumir el pago de las cotizaciones correspondientes a la Seguridad Social.
En este sentido, como empresarios, deberemos abonar mensualmente las cuotas correspondientes de la Seguridad Social que se deriven de la actividad laboral llevada a cabo por nuestro empleado. Para poder realizar los ingresos, deberemos presentar los modelos TC.1 y TC.2 a través del mencionado Sistema Red.
Los pagos mensuales podremos gestionarlos a través de cualquier entidad financiera reconocida para funcionar como Oficina Recaudadora (Bancos, Cajas, etc.)