El certificado de empresa es un documento de suma importancia porque es imprescindible para que un trabajador pueda solicitar la prestación por desempleo, un subsidio o una ayuda extraordinaria en caso de corresponderle.
Es, por tanto, un trámite de carácter laboral que, por ley, debe cumplir la empresa y que afecta directamente al trabajador.
Este certificado es el único documento válido para acreditar la situación legal de desempleo de una persona que ha estado trabajando y deja de hacerlo por cualquier motivo: baja voluntaria, despido, fin de contrato, ERE…
No solo sirve para solicitar las distintas prestaciones, sino además para poder calcular el importe de las mismas, ya que en él figuran las bases de cotización.
Tabla de contenidos
Qué información contiene
El certificado de empresa recoge información exhaustiva sobre el desarrollo de una determinada relación laboral que ha finalizado, especificando siempre el motivo de este hecho: despido, finalización del contrato, ERE, excedencia, baja voluntaria, no superar el periodo de prueba u otros.
El modelo del certificado de empresa a cumplimentar se encuentra en la web del SEPE y debe presentarse firmado y sellado por el representante legal de la empresa. Los tres epígrafes en que se divide son:
- Datos de la empresa. Nombre o razón social, régimen de la Seguridad Social, domicilio social y actividad económica a la que está dedicada, entre otros.
- Datos del trabajador. Datos personales, incluido el número de afiliación a la Seguridad Social y el grupo de cotización, fecha de alta, tipo de contrato, categoría profesional y causa de la suspensión/extinción de la relación laboral (existe un total de 33 códigos que recogen las distintas situaciones que pueden causar el fin de esa relación laboral. Uno de ellos siempre deberá aparecer en el impreso). Es especialmente importante el dato que indica los días de salarios de tramitación (de ellos depende en gran medida la cuantía y el tiempo de duración del posible paro).
- Cotizaciones. Deben aparecer las bases de cotización de los últimos 180 días previos a la suspensión/extinción de la relación, incluyendo las vacaciones retribuidas y no disfrutadas.
El modelo del certificado de empresa disponible en la web del SEPE
Quién firma el certificado de empresa
Este documento esencial para poder solicitar y cobrar el paro es un derecho del trabajador y una obligación que ha de cumplir la empresa. Es la empresa la que debe cumplimentar los datos del certificado (el trabajador no tiene que firmar nada).
Hay que tener en cuenta que el destinatario final de estos datos no es en realidad el trabajador (aunque el certificado sea de suma importancia para él) sino el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE, antiguo INEM2), responsable de la concesión y gestión de las posibles prestaciones.
Desde el año 2010, la Orden TIN/790 establece la obligatoriedad, para todas las empresas de enviar los datos del certificado de empresa al SEPE por medios electrónicos. A este respecto, La ley establece algunas exenciones transitorias (para empresas de menos de diez trabajadores) y permanentes, por ejemplo en el caso de contratos temporales dentro del mismo mes o en el de trabajadores que desarrollen su actividad de forma fija discontinua.
Hay que dejar claro que en ningún caso están exentas de la obligación de emitir el certificado sino de enviarlo vía telemática. En la actualidad, prácticamente todas las empresas envían ya sus certificados de empresa por medios electrónicos.
Si eres un empresario (o piensas montar una empresa) debes saber que existen dos métodos para hacer llegar el certificado de empresa al SEPE:
- Mediante el sistema certific@2 al que se accede con la clave correspondiente a través de la sede electrónica del Servicio Público Estatal de Empleo. En este caso, se deben enviar los datos mediante ficheros en formato XML
- On line. Rellenando directamente el formulario de certificado de empresa que figura en citada sede electrónica.
La empresa debe enviar el certificado el mismo día en el que se produzca el cese, suspensión o reducción de la relación laboral o al día siguiente al momento en que lo solicite el trabajador.
Cómo obtener una copia del certificado de empresa
Para cualquier trabajador es muy importante verificar que la empresa ha remitido el certificado que acredita su situación de desempleo porque de él depende en gran medida la posibilidad de solicitar cualquier tipo de ayuda o prestación.
Si estás en esta situación, puedes confirmar que el envío se ha realizado y consultar los datos que figuran en el certificado de forma sencilla. Puedes realizar tu consulta a través de la sede electrónica del SEPE, aunque para acceder a este servicio deberás contar con DNI electrónico, certificado digital o usuario y contraseña del sistema Cl@ve. Además, podrás obtener al momento una copia impresa del certificado de empresa.
Si no dispones de estas opciones, en tu oficina del INEM también puedes solicitarlo de manera presencial. En la mayoría de los casos se requiere cita previa con el SEPE para realizar este trámite que no implica coste alguno.
Qué ocurre si el certificado de empresa no ha sido enviado
En el momento en que un trabajador solicita el paro u otra prestación como maternidad, el SEPE comprobará si cuenta con el imprescindible certificado. De no estar en su poder, la empresa puede ser sancionada.
Si esto te ocurre, debes continuar con tu solicitud de prestaciones para realizarla siempre en los plazos correspondientes y no correr el riesgo de perderlas. En este caso, es necesario adjuntar la “Declaración de carencia de documentación”, un impreso disponible en las oficinas del INEM que sirve como “prueba” de esta situación anómala y perjudicial para el trabajador. Será el propio SEPE quien contacte con la empresa para solicitarle el correspondiente certificado.
También puede ocurrir que la empresa haya desaparecido y resulte imposible establecer contacto con los responsables de la misma. Si se produce esta situación también debes hacerlo constar en la Declaración de carencia de documentación. Será la Inspección de Trabajo y Seguridad Social la que intervenga para solucionar el conflicto.
Ten en cuenta que la mayoría de grandes y medianas empresas están integradas (obligatoriamente) en el sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), que permite a la Tesorería General de la Seguridad Social conocer, en todo momento, las cotizaciones de un trabajador.
Cálculo económico de las prestaciones
El certificado de empresa no solo es fundamental para optar a un posible paro, también te resultará útil para saber la cuantía económica y la duración de cualquier prestación a la que tengas derecho. Los datos que en él figuran proporcionan información sobre rangos profesionales, tipo de contrato y tiempo de cotización. Con esos datos podrás hacer tus propios “números”.
En la sede electrónica del SEPE tienes un programa de autocálculo que permite averiguar lo que te puede corresponder en dos supuestos:
- Finalización de un contrato (prestación contributiva o subsidio por desempleo si la cotización no llega a los mínimos).
- Subsidio por desempleo por agotamiento de la prestación contributiva
El acceso a este útil programa es libre, no requiere certificado o DNI electrónico.